Menggantikan sistem POS dan pejabat belakang ialah keputusan yang akan anda tanggung selama sedekad. Demo setiap vendor kelihatan baik, kerana demo memang dibina untuk tujuan itu. Apa yang membezakan platform yang sesuai dengan perniagaan anda daripada platform yang menyukarkan anda tidak begitu ketara: cara ia menyimpan data, cara ia sampai ke akaun anda, siapa yang mengawal persekitaran dan cara ia dilaksanakan.
Inilah soalan yang akan kami tanya, dikumpulkan mengikut bahagian perniagaan yang dilindungi oleh setiap satunya.
Mulakan dengan cara kedai anda sebenarnya berniaga
Sebelum melihat ciri-ciri, terangkan rangkaian kedai anda: format yang anda kendalikan, syarikat dan negara di sebaliknya, dan saat-saat yang sering tidak kena pada hari ini. Kemudian tanya:
- Bolehkah satu platform mengendalikan semua format kami, atau adakah pasar raya, kedai serbaneka dan pusat beli-belah masing-masing memerlukan sistem yang berbeza?
- Apabila ibu pejabat menetapkan promosi, bagaimanakah ia sampai ke setiap kaunter, kiosk dan kedai dalam talian? Adakah sesiapa perlu memasukkannya secara manual?
- Apakah yang berlaku di kaunter apabila kedai terputus sambungan? Adakah ia terus berniaga, dan bagaimanakah penyesuaian dibuat selepas itu?
- Bolehkah satu syarikat mengendalikan beberapa syarikat operasi, masing-masing dengan kedai, harga dan kebenaran akses sendiri?
Satu model data, atau beberapa sistem yang berhubung
Banyak rangkaian runcit beroperasi dengan sistem POS, sistem inventori, platform e-dagang dan alat kesetiaan pelanggan yang disambungkan antara satu sama lain. Setiap satunya mempunyai tafsiran sendiri tentang produk, harga dan pelanggan, dan pada sambungan itulah masalah berlaku tanpa disedari.
- Adakah kaunter bayaran, penerimaan barang, pesanan dalam talian dan penambahan stok membaca angka stok yang sama, atau salinannya?
- Berapa banyak data induk produk yang perlu kami selenggara? Siapakah yang bertanggungjawab ke atas perubahan harga, dan di manakah ia dibuat?
- Apabila pelanggan mengumpul mata ganjaran dalam talian dan menebusnya di kedai, adakah itu satu rekod atau dua?
Cara ia sampai ke akaun anda
Platform runcit tidak sepatutnya menggantikan ERP kewangan anda. Ia sepatutnya menyalurkan data ke dalamnya dengan kemas.
- Ke sistem kewangan manakah platform ini membuat pengeposan, dan dalam bentuk apa: jurnal harian, dokumen demi dokumen, atau kedua-duanya?
- Bagaimanakah mesin daftar tunai, kaedah bayaran dan penyelesaian bank disesuaikan, dan berapa cepat sesuatu perbezaan sampai ke bahagian kewangan?
- Apabila stok diterima, adakah catatan perakaunan dibuat dalam langkah yang sama, atau dibina semula kemudian?
Siapa yang memiliki persekitaran
Di sinilah platform perusahaan paling berbeza, dan perkara ini penting bagi pasukan keselamatan dan perolehan anda.
- Adakah persekitaran kami dikongsi dengan peruncit lain, atau khusus untuk kami?
- Di rantau mana dan di awan mana ia akan beroperasi, dan bolehkah kami memilihnya sendiri?
- Siapakah yang menentukan bila naik taraf dilakukan? Adakah terdapat cara untuk berundur jika sesuatu keluaran menimbulkan masalah?
- Siapakah yang mengawal kunci penyulitan, sandaran dan akses kepada data mentah kami?
Identiti dan kawalan
- Adakah terdapat satu log masuk untuk setiap modul, aplikasi dan portal rakan kongsi, atau satu kata laluan bagi setiap sistem?
- Bolehkah skop peranan ditetapkan pada peringkat syarikat, rantau dan kedai individu?
- Perubahan manakah yang direkodkan bersama maklumat siapa, apa dan bila: harga, promosi, pelarasan stok, kebenaran akses?
- Bolehkah orang yang menyediakan sesuatu dokumen juga meluluskannya?
Pembekal, penyewa dan pemilik premis
Sebahagian besar kerja dalam perniagaan runcit melibatkan perniagaan lain. Tanyakan bagaimana mereka mengambil bahagian.
- Bolehkah pembekal mengesahkan pesanan, menempah penghantaran dan menghantar invois melalui portal, dan bukan melalui e-mel?
- Jika anda mengendalikan pusat beli-belah atau konsesi, bolehkah penyewa dan pemilik premis bekerja pada platform yang sama?
- Adakah rakan kongsi anda perlu membayar untuk menggunakan portal tersebut?
Pelaksanaan, bukan sekadar perisian
Pelaksanaan sistem runcit ialah projek runcit sebelum ia menjadi projek perisian.
- Adakah satu kedai akan mula beroperasi sepenuhnya sebelum kedai lain, dan apakah yang termasuk dalam fasa perintis itu?
- Bagaimanakah data induk produk, harga, pelanggan, stok dan dokumen terbuka dipindahkan, dan bagaimanakah ia dipadankan selepas itu?
- Bagaimanakah pasukan kedai dilatih, dan siapakah yang memberi sokongan pada minggu-minggu pertama setiap fasa?
- Adakah kami akan bekerja dengan pasukan projek khusus yang dinamakan? Bolehkah integrator kami sendiri turut serta?
Cara anda akan dicaj
- Adakah kami melesenkan modul yang kami aktifkan, atau satu pakej yang hanya akan kami gunakan sepenuhnya kemudian?
- Adakah harga ditentukan berdasarkan rangkaian kedai kami, mengikut kedai dan kaunter, atau berdasarkan bilangan pekerja kami?
- Adakah kos pelaksanaan disebut harga secara berasingan, supaya kami boleh membandingkannya?
- Apakah yang berlaku kepada lesen apabila kami menutup kedai?
Senarai lebih ringkas, jika anda hanya ada sejam
Jika masa terhad, inilah soalan yang paling banyak mendedahkan:
- Adakah kaunter bayaran, penerimaan barang dan pesanan dalam talian membaca angka stok yang sama?
- Apakah yang berlaku di kaunter apabila rangkaian terputus?
- Adakah persekitaran kami khusus untuk kami, dan siapakah yang menentukan bila ia dinaik taraf?
- Bagaimanakah urus niaga sepanjang hari sampai ke ERP kewangan kami?
- Apakah yang termasuk dalam kedai perintis, dan bagaimanakah data dipindahkan dan dipadankan?
Senarai penuh, sedia untuk dihantar
Soalan-soalan ini ialah versi ringkasnya. The Retail ERP Buyer's Guide menghuraikan 67 soalan dalam lapan bidang, dengan sebab setiap satunya penting, rupa jawapan yang kukuh dan tanda amaran, serta enam senario demonstrasi bertulis. Ia disertakan dengan buku kerja soalan RFP yang boleh dihantar oleh pasukan anda kepada vendor dalam senarai pendek dan dinilai bersama.
Cara One Retail menjawabnya
Kami membina One Retail berdasarkan soalan-soalan ini: satu model data merentas kaunter bayaran, operasi kedai, rakan kongsi dan kewangan, persekitaran persendirian bagi setiap pelanggan, dan pelaksanaan yang bermula dengan satu kedai perintis. Jika anda ingin melihat jawapannya dan bukan sekadar membacanya, jelajah produk mengikuti satu pesanan pembelian dari meja pegawai pembelian hingga ke buku akaun, dan pasukan kami boleh menunjukkan selebihnya kepada anda berdasarkan format kedai anda sendiri.