การเปลี่ยนระบบ POS และระบบหลังร้านเป็นการตัดสินใจที่องค์กรต้องอยู่กับผลของมันไปอีกนับสิบปี เดโมของผู้ขายระบบทุกรายล้วนดูดี เพราะเดโมถูกสร้างขึ้นมาเพื่อสิ่งนั้น สิ่งที่แยกแพลตฟอร์มที่เหมาะกับธุรกิจออกจากแพลตฟอร์มที่สร้างปัญหานั้นมองเห็นได้ยากกว่า ได้แก่ วิธีจัดเก็บข้อมูล วิธีส่งข้อมูลเข้าสู่บัญชี ผู้ที่ควบคุมสภาพแวดล้อมของระบบ และวิธีนำระบบไปใช้
ต่อไปนี้คือคำถามที่เราเองจะถาม จัดกลุ่มตามส่วนของธุรกิจที่แต่ละคำถามช่วยปกป้อง
เริ่มจากวิธีที่สาขาของคุณค้าขายจริง
ก่อนพูดถึงฟีเจอร์ ให้อธิบายภาพรวมเครือข่ายสาขาของคุณก่อน ได้แก่ รูปแบบร้านค้าที่ดำเนินการอยู่ บริษัทและประเทศที่อยู่เบื้องหลัง และจังหวะที่มักเกิดปัญหาในปัจจุบัน แล้วจึงถามว่า
- แพลตฟอร์มเดียวรองรับรูปแบบร้านค้าทั้งหมดของเราได้หรือไม่ หรือซูเปอร์มาร์เก็ต ร้านสะดวกซื้อ และศูนย์การค้า ต่างต้องใช้ระบบที่แตกต่างกัน
- เมื่อสำนักงานใหญ่กำหนดโปรโมชัน โปรโมชันนั้นไปถึงทุกช่องชำระเงิน คีออสก์ และหน้าร้านออนไลน์ได้อย่างไร มีใครต้องคีย์ข้อมูลด้วยมือหรือไม่
- เมื่อสาขาขาดการเชื่อมต่อ จะเกิดอะไรขึ้นที่ช่องชำระเงิน ยังขายต่อได้หรือไม่ และกระทบยอดภายหลังอย่างไร
- บริษัทเดียวสามารถบริหารบริษัทในเครือหลายแห่ง ซึ่งมีสาขา ราคา และสิทธิ์การใช้งานเป็นของตนเองได้หรือไม่
โมเดลข้อมูลเดียว หรือหลายระบบที่เชื่อมต่อกัน
ธุรกิจค้าปลีกจำนวนมากใช้ระบบ POS ระบบสินค้าคงคลัง แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ และเครื่องมือบริหารสมาชิกที่เชื่อมต่อเข้าด้วยกัน แต่ละระบบมีนิยามของสินค้า ราคา และลูกค้าเป็นของตนเอง และจุดเชื่อมต่อเหล่านั้นคือที่ที่ปัญหาเกิดขึ้นอย่างเงียบๆ
- จุดชำระเงิน การรับสินค้า คำสั่งซื้อออนไลน์ และการเติมสินค้า อ่านตัวเลขสต็อกชุดเดียวกันหรือไม่ หรืออ่านจากสำเนาของตัวเลขนั้น
- เราต้องดูแลข้อมูลหลักสินค้ากี่ชุด ใครเป็นเจ้าของการเปลี่ยนราคา และการเปลี่ยนราคาทำที่ใด
- เมื่อลูกค้าสะสมแต้มทางออนไลน์แล้วนำมาแลกที่สาขา ข้อมูลนั้นเป็นรายการเดียวหรือสองรายการ
วิธีส่งข้อมูลเข้าสู่บัญชีของคุณ
แพลตฟอร์มค้าปลีกไม่ควรมาแทนที่ ERP การเงินของคุณ แต่ควรส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบนั้นอย่างถูกต้องและเรียบร้อย
- ระบบผ่านรายการเข้าสู่ระบบการเงินใดได้บ้าง และในรูปแบบใด เป็นสมุดรายวันสรุปประจำวัน ทีละเอกสาร หรือทั้งสองแบบ
- เครื่องเก็บเงิน ประเภทการชำระเงิน และยอดรับชำระจากธนาคาร กระทบยอดกันอย่างไร และส่วนต่างไปถึงฝ่ายการเงินได้เร็วเพียงใด
- เมื่อรับสินค้าเข้า รายการบันทึกบัญชีเกิดขึ้นในขั้นตอนเดียวกันหรือไม่ หรือต้องสร้างขึ้นใหม่ภายหลัง
ใครเป็นเจ้าของสภาพแวดล้อมของระบบ
นี่คือจุดที่แพลตฟอร์มระดับองค์กรแตกต่างกันมากที่สุด และเป็นเรื่องสำคัญสำหรับทีมความปลอดภัยและทีมจัดซื้อของคุณ
- สภาพแวดล้อมของเราใช้ร่วมกับธุรกิจค้าปลีกรายอื่นหรือไม่ หรือเป็นของเราโดยเฉพาะ
- ระบบจะทำงานในภูมิภาคใดและบนคลาวด์ใด และเราเลือกเองได้หรือไม่
- ใครเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะอัปเกรดเมื่อใด และมีทางย้อนกลับหรือไม่หากรีลีสใหม่ก่อให้เกิดปัญหา
- ใครเป็นผู้ควบคุมคีย์เข้ารหัส การสำรองข้อมูล และการเข้าถึงข้อมูลดิบของเรา
การยืนยันตัวตนและการควบคุม
- มีการลงชื่อเข้าใช้ชุดเดียวสำหรับทุกโมดูล ทุกแอป และทุกพอร์ทัลพาร์ทเนอร์หรือไม่ หรือต้องใช้รหัสผ่านแยกในแต่ละระบบ
- กำหนดขอบเขตของบทบาทให้อยู่ในระดับบริษัท ภูมิภาค และสาขาเดียวได้หรือไม่
- การเปลี่ยนแปลงใดบ้างที่ถูกบันทึกว่าใครทำ ทำอะไร และเมื่อใด เช่น ราคา โปรโมชัน การปรับปรุงสต็อก และสิทธิ์การใช้งาน
- ผู้ที่ออกเอกสารสามารถอนุมัติเอกสารนั้นเองได้หรือไม่
ซัพพลายเออร์ ผู้เช่า และผู้ให้เช่า
งานค้าปลีกจำนวนมากเป็นงานที่ทำร่วมกับธุรกิจอื่น จึงควรถามว่าคู่ค้าเหล่านั้นมีส่วนร่วมอย่างไร
- ซัพพลายเออร์ยืนยันใบสั่งซื้อ จองคิวส่งสินค้า และส่งใบแจ้งหนี้ผ่านพอร์ทัลได้หรือไม่ แทนที่จะส่งทางอีเมล
- หากคุณบริหารศูนย์การค้าหรือพื้นที่เช่าแบบ concession ผู้เช่าและผู้ให้เช่าทำงานบนแพลตฟอร์มเดียวกันได้หรือไม่
- คู่ค้าของคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายในการใช้พอร์ทัลเหล่านั้นหรือไม่
การนำระบบไปใช้ ไม่ใช่แค่ตัวซอฟต์แวร์
การนำระบบค้าปลีกไปใช้คือโครงการค้าปลีกก่อนจะเป็นโครงการซอฟต์แวร์
- จะมีสาขาหนึ่งแห่งเริ่มใช้งานจริงครบวงจรก่อนสาขาอื่นหรือไม่ และสาขานำร่องนั้นครอบคลุมอะไรบ้าง
- ข้อมูลหลักสินค้า ราคา ลูกค้า สต็อก และเอกสารที่ยังค้างอยู่ จะถูกย้ายอย่างไร และกระทบยอดภายหลังอย่างไร
- ทีมสาขาได้รับการฝึกอบรมอย่างไร และใครดูแลสนับสนุนในช่วงสัปดาห์แรกของแต่ละระลอก
- เราจะได้ทำงานกับทีมโครงการที่ระบุตัวชัดเจนหรือไม่ และผู้วางระบบของเราเองเข้าร่วมได้หรือไม่
วิธีคิดค่าใช้จ่าย
- เราจ่ายค่าไลเซนส์ตามโมดูลที่เปิดใช้ หรือซื้อแพ็กเกจรวมไว้ล่วงหน้าแล้วค่อยขยายการใช้งานให้เต็ม
- ราคาอิงตามเครือข่ายสาขาของเรา คือจำนวนสาขาและช่องชำระเงิน หรืออิงตามจำนวนพนักงาน
- ค่าการนำระบบไปใช้เสนอราคาแยกต่างหากหรือไม่ เพื่อให้เราเปรียบเทียบได้
- จะเกิดอะไรขึ้นกับไลเซนส์เมื่อเราปิดสาขา
รายการฉบับย่อ หากมีเวลาเพียงหนึ่งชั่วโมง
หากเวลามีจำกัด คำถามต่อไปนี้คือคำถามที่เผยให้เห็นได้มากที่สุด
- จุดชำระเงิน การรับสินค้า และคำสั่งซื้อออนไลน์ อ่านตัวเลขสต็อกชุดเดียวกันหรือไม่
- เมื่อเครือข่ายขัดข้อง จะเกิดอะไรขึ้นที่ช่องชำระเงิน
- สภาพแวดล้อมเป็นของเราโดยเฉพาะหรือไม่ และใครเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะอัปเกรดเมื่อใด
- ยอดการค้าขายหนึ่งวันเข้าสู่ ERP การเงินของเราอย่างไร
- สาขานำร่องครอบคลุมอะไรบ้าง และข้อมูลถูกย้ายและกระทบยอดอย่างไร
รายการฉบับเต็ม พร้อมส่ง
คำถามเหล่านี้เป็นเพียงฉบับย่อ The Retail ERP Buyer's Guide รวบรวมคำถามไว้ 67 ข้อใน 8 หมวด พร้อมเหตุผลที่แต่ละคำถามสำคัญ คำตอบที่ดีควรเป็นอย่างไร และสัญญาณเตือนที่ควรระวัง รวมถึงสถานการณ์จำลองสำหรับการสาธิตที่มีสคริปต์กำหนดไว้ 6 สถานการณ์ คู่มือนี้มาพร้อมเวิร์กบุ๊กคำถาม RFP ที่ทีมของคุณส่งให้ผู้ขายระบบในรายชื่อที่คัดเลือกไว้ และให้คะแนนร่วมกันได้
One Retail ตอบคำถามเหล่านี้อย่างไร
เราสร้าง One Retail โดยยึดคำถามเหล่านี้เป็นหลัก ได้แก่ โมเดลข้อมูลเดียวที่ครอบคลุมจุดชำระเงิน งานปฏิบัติการในสาขา พาร์ทเนอร์ และการเงิน สภาพแวดล้อมส่วนตัวสำหรับลูกค้าทุกราย และการนำระบบไปใช้ที่เริ่มต้นจากสาขานำร่องหนึ่งแห่ง หากต้องการเห็นคำตอบมากกว่าอ่าน ทัวร์ผลิตภัณฑ์ จะพาติดตามใบสั่งซื้อหนึ่งใบ ตั้งแต่โต๊ะฝ่ายจัดซื้อจนถึงบัญชี และทีมของเราพร้อมนำเสนอส่วนที่เหลือบนรูปแบบร้านค้าของคุณเอง