Thay thế hệ thống POS và back office là quyết định doanh nghiệp của bạn sẽ gắn bó trong cả một thập kỷ. Bản demo của nhà cung cấp nào cũng trông ấn tượng, vì bản demo được dựng lên để như vậy. Điều phân biệt một nền tảng phù hợp với một nền tảng luôn đi ngược cách bạn làm việc lại khó thấy hơn: cách nền tảng lưu giữ dữ liệu, cách kết nối với sổ sách kế toán, ai kiểm soát môi trường vận hành và cách triển khai.
Dưới đây là những câu hỏi chúng tôi sẽ đặt ra, được nhóm theo từng phần của doanh nghiệp mà chúng bảo vệ.
Bắt đầu từ cách cửa hàng của bạn thực sự kinh doanh
Trước khi bàn đến tính năng, hãy mô tả mạng lưới cửa hàng của bạn: các mô hình bạn đang vận hành, các công ty và quốc gia đứng sau, và những thời điểm mọi việc hiện đang trục trặc. Sau đó hãy hỏi:
- Một nền tảng có vận hành được tất cả các mô hình cửa hàng của chúng tôi không, hay siêu thị, cửa hàng tiện lợi và trung tâm thương mại mỗi nơi lại cần một hệ thống khác nhau?
- Khi trụ sở chính quyết định một chương trình khuyến mãi, chương trình đó đến với mọi quầy thu ngân, kiosk và cửa hàng trực tuyến bằng cách nào? Có ai phải nhập tay không?
- Điều gì xảy ra tại quầy thu ngân khi cửa hàng mất kết nối? Quầy có tiếp tục bán hàng không, và sau đó dữ liệu được đối chiếu ra sao?
- Một doanh nghiệp có thể vận hành nhiều công ty thành viên, mỗi công ty có cửa hàng, giá bán và phân quyền riêng không?
Một mô hình dữ liệu, hay nhiều hệ thống nối với nhau
Nhiều chuỗi bán lẻ đang vận hành trên một hệ thống POS, một hệ thống quản lý tồn kho, một nền tảng thương mại điện tử và một công cụ khách hàng thân thiết được nối lại với nhau. Mỗi hệ thống có cách hiểu riêng về sản phẩm, giá và khách hàng, và chính những điểm nối là nơi mọi thứ âm thầm hỏng.
- Quầy thu ngân, khâu nhận hàng, đơn hàng trực tuyến và bổ sung hàng có đọc cùng một số liệu tồn kho, hay đọc các bản sao của nó?
- Chúng tôi sẽ phải duy trì bao nhiêu bộ dữ liệu gốc sản phẩm? Ai chịu trách nhiệm cho một thay đổi giá, và thay đổi đó được thực hiện ở đâu?
- Khi khách hàng tích điểm trực tuyến và đổi điểm tại cửa hàng, đó là một bản ghi hay hai?
Cách nền tảng kết nối với sổ sách của bạn
Một nền tảng bán lẻ không nên thay thế ERP tài chính của bạn. Nó cần chuyển dữ liệu vào ERP tài chính một cách chuẩn xác.
- Nền tảng ghi sổ vào những hệ thống tài chính nào, và theo hình thức nào: bút toán tổng hợp hằng ngày, theo từng chứng từ, hay cả hai?
- Quầy thu ngân, phương thức thanh toán và khoản quyết toán ngân hàng được đối chiếu như thế nào, và một khoản chênh lệch đến được bộ phận tài chính nhanh đến mức nào?
- Khi nhận hàng, bút toán kế toán có được tạo ngay trong cùng một bước, hay phải dựng lại sau?
Ai sở hữu môi trường vận hành
Đây là điểm các nền tảng doanh nghiệp khác nhau nhiều nhất, và điều này quan trọng với đội ngũ bảo mật và bộ phận mua sắm của bạn.
- Môi trường của chúng tôi dùng chung với các nhà bán lẻ khác, hay được dành riêng cho chúng tôi?
- Hệ thống sẽ chạy tại khu vực nào và trên nền tảng cloud nào, và chúng tôi có thể tự chọn không?
- Ai quyết định thời điểm nâng cấp? Có cách quay lại phiên bản trước nếu một bản phát hành gây sự cố không?
- Ai kiểm soát khóa mã hóa, bản sao lưu và quyền truy cập vào dữ liệu thô của chúng tôi?
Danh tính và kiểm soát
- Có một lần đăng nhập dùng chung cho mọi phân hệ, ứng dụng và cổng đối tác, hay mỗi hệ thống một mật khẩu?
- Vai trò có thể được giới hạn theo một công ty, một khu vực và một cửa hàng cụ thể không?
- Những thay đổi nào được ghi nhật ký với thông tin ai, thay đổi gì và khi nào: giá, khuyến mãi, điều chỉnh tồn kho, phân quyền?
- Người lập chứng từ có thể tự phê duyệt chứng từ đó không?
Nhà cung cấp, khách thuê và chủ cho thuê
Phần lớn công việc trong bán lẻ diễn ra cùng các doanh nghiệp khác. Hãy hỏi họ tham gia vào nền tảng như thế nào.
- Nhà cung cấp có thể xác nhận đơn hàng, đặt lịch giao hàng và gửi hóa đơn trên một cổng thông tin, thay vì qua email không?
- Nếu doanh nghiệp vận hành trung tâm thương mại hoặc gian hàng cho thuê, khách thuê và chủ cho thuê có thể làm việc trên cùng một nền tảng không?
- Đối tác có phải trả phí để sử dụng các cổng thông tin đó không?
Dự án triển khai, không chỉ là phần mềm
Một dự án triển khai bán lẻ là dự án bán lẻ trước khi là dự án phần mềm.
- Một cửa hàng có vận hành chính thức trọn vẹn trước các cửa hàng còn lại không, và giai đoạn thí điểm đó bao gồm những gì?
- Dữ liệu gốc sản phẩm, giá, khách hàng, tồn kho và các chứng từ đang mở được chuyển đổi như thế nào, và được đối chiếu ra sao sau đó?
- Đội ngũ cửa hàng được đào tạo như thế nào, và ai hỗ trợ trong những tuần đầu tiên của mỗi đợt triển khai?
- Chúng tôi có làm việc với một đội dự án được chỉ định rõ không? Đơn vị tích hợp của chúng tôi có thể tham gia không?
Cách tính phí
- Chúng tôi được cấp phép theo các phân hệ mình bật, hay mua một gói trọn bộ rồi dần dần mới dùng đến?
- Mức giá tính theo mạng lưới cửa hàng của chúng tôi, theo số cửa hàng và quầy thu ngân, hay theo số lượng nhân sự?
- Chi phí triển khai có được báo giá riêng để chúng tôi so sánh không?
- Điều gì xảy ra với giấy phép khi chúng tôi đóng cửa hàng?
Danh sách ngắn hơn, nếu bạn chỉ có một giờ
Nếu thời gian không nhiều, đây là những câu hỏi cho thấy nhiều điều nhất:
- Quầy thu ngân, khâu nhận hàng và đơn hàng trực tuyến có đọc cùng một số liệu tồn kho không?
- Điều gì xảy ra tại quầy thu ngân khi mất mạng?
- Môi trường có được dành riêng cho chúng tôi không, và ai quyết định khi nào nâng cấp?
- Một ngày bán hàng được đưa vào ERP tài chính của chúng tôi như thế nào?
- Cửa hàng thí điểm bao gồm những gì, và dữ liệu được chuyển đổi và đối chiếu ra sao?
Danh sách đầy đủ, sẵn sàng để gửi
Những câu hỏi trên chỉ là phiên bản rút gọn. The Retail ERP Buyer's Guide trình bày 67 câu hỏi trong tám lĩnh vực, kèm lý do mỗi câu hỏi quan trọng, một câu trả lời tốt trông như thế nào và các dấu hiệu cảnh báo, cùng sáu tình huống demo có kịch bản sẵn. Cẩm nang đi kèm một bảng tính câu hỏi RFP mà nhóm của bạn có thể gửi cho các nhà cung cấp giải pháp trong danh sách rút gọn và cùng nhau chấm điểm.
Cách One Retail trả lời những câu hỏi này
Chúng tôi xây dựng One Retail xoay quanh chính những câu hỏi này: một mô hình dữ liệu xuyên suốt quầy thu ngân, vận hành cửa hàng, đối tác và tài chính; một môi trường riêng cho từng khách hàng; và các dự án triển khai bắt đầu từ một cửa hàng thí điểm. Nếu bạn muốn thấy câu trả lời thay vì chỉ đọc, phần tham quan sản phẩm theo chân một đơn mua hàng từ bàn làm việc của nhân viên mua hàng đến sổ sách, và đội ngũ của chúng tôi có thể cùng bạn đi qua phần còn lại trên chính các mô hình cửa hàng của bạn.