Mengganti sistem kasir dan back office adalah keputusan yang akan Anda jalani selama satu dekade. Demo dari setiap vendor selalu terlihat meyakinkan, karena memang dirancang untuk itu. Yang membedakan platform yang cocok dari platform yang justru menyulitkan Anda tidak mudah terlihat: cara platform menyimpan data, cara datanya sampai ke pembukuan Anda, siapa yang mengendalikan lingkungannya, dan bagaimana rollout-nya dijalankan.
Berikut pertanyaan yang akan kami ajukan, dikelompokkan menurut bagian bisnis yang dilindunginya.
Mulailah dari cara toko Anda benar-benar bertransaksi
Sebelum membahas fitur, gambarkan jaringan toko Anda: format yang Anda jalankan, perusahaan dan negara di baliknya, serta situasi yang saat ini sering bermasalah. Lalu tanyakan:
- Dapatkah satu platform menjalankan semua format kami, atau apakah supermarket, minimarket, dan mal masing-masing membutuhkan sistem yang berbeda?
- Saat kantor pusat menetapkan promosi, bagaimana promosi itu sampai ke setiap kasir, kios, dan toko online? Apakah masih ada yang menginputnya secara manual?
- Apa yang terjadi di kasir saat koneksi toko terputus? Apakah kasir tetap bisa bertransaksi, dan bagaimana rekonsiliasinya setelah itu?
- Dapatkah satu perusahaan mengelola beberapa perusahaan operasional, masing-masing dengan toko, harga, dan hak aksesnya sendiri?
Satu model data, atau beberapa sistem yang saling terhubung
Banyak jaringan ritel berjalan di atas sistem kasir, sistem inventaris, platform e-commerce, dan aplikasi loyalitas yang dirangkai menjadi satu. Masing-masing punya definisi sendiri tentang produk, harga, dan pelanggan, dan di titik-titik sambungan itulah masalah muncul tanpa disadari.
- Apakah kasir, penerimaan barang, pesanan online, dan pengisian ulang stok membaca angka stok yang sama, atau salinannya?
- Berapa banyak data induk produk yang harus kami kelola? Siapa yang bertanggung jawab atas perubahan harga, dan di mana perubahan itu dilakukan?
- Saat pelanggan mengumpulkan poin secara online lalu menukarkannya di toko, apakah itu tercatat sebagai satu catatan atau dua?
Bagaimana data sampai ke pembukuan Anda
Platform ritel tidak seharusnya menggantikan ERP keuangan Anda. Platform itu harus mengirimkan data ke dalamnya dengan rapi.
- Ke sistem keuangan mana saja Anda memposting, dan dalam bentuk apa: jurnal harian, per dokumen, atau keduanya?
- Bagaimana kasir, metode pembayaran, dan settlement bank direkonsiliasi, dan seberapa cepat selisihnya sampai ke bagian keuangan?
- Saat stok diterima, apakah jurnal akuntansinya ikut tercatat dalam langkah yang sama, atau disusun ulang belakangan?
Siapa yang memiliki lingkungannya
Di sinilah platform enterprise paling berbeda satu sama lain, dan hal ini penting bagi tim keamanan dan tim pengadaan Anda.
- Apakah lingkungan kami digunakan bersama dengan peritel lain, atau khusus untuk kami?
- Di wilayah mana dan di cloud mana sistem akan berjalan, dan dapatkah kami memilihnya sendiri?
- Siapa yang menentukan kapan upgrade dilakukan? Apakah ada cara untuk kembali ke versi sebelumnya jika sebuah rilis menimbulkan masalah?
- Siapa yang mengendalikan kunci enkripsi, backup, dan akses ke data mentah kami?
Identitas dan kontrol
- Apakah ada satu login untuk semua modul, aplikasi, dan portal mitra, atau kata sandi terpisah untuk setiap sistem?
- Dapatkah peran dibatasi pada satu perusahaan, satu wilayah, dan satu toko?
- Perubahan apa saja yang dicatat lengkap dengan siapa, apa, dan kapan: harga, promosi, penyesuaian stok, hak akses?
- Dapatkah orang yang membuat sebuah dokumen juga menyetujuinya?
Pemasok, tenant, dan pemilik properti
Sebagian besar pekerjaan di ritel melibatkan bisnis lain. Tanyakan bagaimana mereka ikut terlibat.
- Dapatkah pemasok mengonfirmasi pesanan, memesan jadwal pengiriman, dan mengirimkan faktur melalui portal, bukan lewat email?
- Jika Anda mengelola mal atau area konsesi, dapatkah tenant dan pemilik properti bekerja di platform yang sama?
- Apakah mitra Anda harus membayar untuk menggunakan portal tersebut?
Rollout, bukan sekadar perangkat lunak
Rollout ritel adalah proyek ritel sebelum menjadi proyek perangkat lunak.
- Apakah satu toko akan go-live secara menyeluruh lebih dulu sebelum toko lainnya, dan apa saja cakupan toko percontohan itu?
- Bagaimana data induk produk, harga, pelanggan, stok, dan dokumen yang masih terbuka dimigrasikan, dan bagaimana semuanya direkonsiliasi setelahnya?
- Bagaimana tim toko dilatih, dan siapa yang mendampingi minggu-minggu pertama di setiap tahap rollout?
- Apakah kami akan bekerja dengan tim proyek yang ditunjuk khusus? Dapatkah integrator kami sendiri ikut terlibat?
Bagaimana biaya Anda dihitung
- Apakah kami melisensikan modul yang kami aktifkan, atau satu paket besar yang baru akan terpakai seiring pertumbuhan kami?
- Apakah harga mengikuti jaringan toko kami, per toko dan per kasir, atau jumlah karyawan kami?
- Apakah biaya implementasi ditawarkan secara terpisah, sehingga kami bisa membandingkannya?
- Apa yang terjadi pada lisensi saat kami menutup toko?
Daftar yang lebih singkat, jika Anda hanya punya satu jam
Jika waktu terbatas, inilah pertanyaan yang paling banyak mengungkap:
- Apakah kasir, penerimaan barang, dan pesanan online membaca angka stok yang sama?
- Apa yang terjadi di kasir saat jaringan terputus?
- Apakah lingkungan kami khusus untuk kami, dan siapa yang menentukan kapan upgrade dilakukan?
- Bagaimana transaksi satu hari sampai ke ERP keuangan kami?
- Apa saja cakupan toko percontohan, dan bagaimana data dimigrasikan dan direkonsiliasi?
Daftar lengkap, siap dikirim
Pertanyaan-pertanyaan di atas adalah versi singkatnya. The Retail ERP Buyer's Guide memuat 67 pertanyaan dalam delapan area, lengkap dengan alasan setiap pertanyaan penting, seperti apa jawaban yang kuat, dan tanda-tanda peringatannya, ditambah enam skenario demonstrasi dengan skrip. Panduan ini dilengkapi lembar kerja pertanyaan RFP yang dapat dikirim tim Anda ke vendor dalam daftar pendek dan dinilai bersama.
Bagaimana One Retail menjawabnya
Kami membangun One Retail berdasarkan pertanyaan-pertanyaan ini: satu model data untuk kasir, operasional toko, mitra, dan keuangan, lingkungan privat untuk setiap klien, dan rollout yang dimulai dari satu toko percontohan. Jika Anda ingin melihat jawabannya alih-alih membacanya, tur produk mengikuti satu pesanan pembelian dari meja pembeli hingga pembukuan, dan tim kami dapat memandu Anda melalui bagian lainnya pada format toko Anda sendiri.