Ikuti satu pesanan dari kasir hingga pembukuan.

Tujuh langkah, sekitar dua menit. Gulir, lalu ikuti satu pesanan pembelian dari meja pembeli ke dok penerimaan hingga pembukuan.

Data contoh. Semua orang, pemasok, dan toko yang ditampilkan adalah fiktif.

Kantor pusat Dok 2 Pembukuan

Langkah 1 dari 7

Senin · Kantor pusat

Semuanya dimulai dari seorang pembeli dan daftar kerjanya.

Menunggu pemberi persetujuan kedua

01 · Senin, 08.10 · Kantor pusat

Setiap pesanan terbuka dalam satu daftar kerja.

Aina membeli produk segar untuk toko-toko di Bukit Jalil. Daftar kerjanya memuat setiap pesanan pembelian di seluruh jaringan toko, dengan filter yang tetap andal di tengah seribu pesanan terbuka dan status yang ditulis dengan bahasa sederhana.

Lead time dari pemasok

02 · Senin, 08.20 · Kantor pusat

Ia membuat pesanan ke Fresh Harvest.

Termin pembayaran, mata uang, dan dok penerimaan terisi otomatis dari data pemasok dan toko. Tanggal pengiriman paling awal dihitung dari lead time pemasok, sehingga dok tidak pernah dijanjikan truk yang tidak mungkin datang.

Di bawah pesanan minimum

03 · Senin, 08.24 · Kantor pusat

Pesanan memeriksa dirinya sendiri.

Setiap baris langsung diberi harga dan dijumlahkan saat ia mengetik. Sembilan pak mentimun berada di bawah minimum pemasok yang sepuluh pak, sehingga baris itu langsung memberi tahu sebelum pemasok yang harus mengingatkan.

Orang kedua menyetujui

04 · Senin, 08.31 · Kantor pusat

Di atas MYR 10.000, orang lain yang menandatangani.

Pesanan melebihi batas wewenang pembeli, sehingga manajer kategori yang menyetujuinya. Siapa pun yang membuat dokumen tidak pernah bisa menyetujuinya sendiri: pemisahan tugas diterapkan per orang.

Kamis · Dok 2, Bukit Jalil

Tiga hari kemudian, truk tiba.

182 unit di atas truk

05 · Kamis, 14.20 · Dok 2, Bukit Jalil

Truk tiba di dok 2.

Tim menerima barang berdasarkan pesanan yang sama dengan perangkat genggam. Tidak ada yang diinput dua kali dan tidak ada surat jalan kertas yang harus dicocokkan belakangan: pesanan dan penerimaan adalah satu catatan.

Kedaluwarsa dalam empat hari

06 · Kamis, 14.22 · Dok 2

Stok yang mendekati kedaluwarsa tertahan sejak di pintu.

Batch, tanggal kedaluwarsa, dan bin dicatat per baris. Bayam yang kedaluwarsa dalam empat hari ditandai sebelum sampai ke rak, dan suhu truk dicatat terhadap rentang suhu produk dingin.

Kamis, empat menit kemudian

Lalu semuanya sudah masuk pembukuan.

Stok dan pembukuan dalam satu langkah

07 · Kamis, 14.24 · Dok 2

Dan pembukuannya sudah benar.

Posting menambah stok tersedia dan membuat jurnal akuntansi dalam langkah yang sama, dengan siapa dan kapan tercatat di jejak audit. Penerimaan yang sudah diposting dapat dibatalkan, tetapi tidak pernah bisa diubah diam-diam.

Minta demo Susun daftar modul Anda